HProcedure d'accoglienza

Procedure Preliminari

In tutto il percorso che ciascun paziente segue per sottoporsi alle cure odontoiatriche il personale di Studio svolge numerose incombenze talvolta inapparenti, perchè si realizzano " dietro le quinte" in assenza cioè del paziente, altre in sua presenza e prevedono una sua partecipazione attiva. Esse però accompagnano e permettono il corretto svolgersi della cure vere e proprie.

Non bisogna pensare banalmente che, ad esempio, per fare una Visita occorrano solo 10 o 20 minuti, perchè sarebbe riduttivo e falserebbe il reale lavoro di squadra che c'è dietro.

Vediamo alcune di queste procedure che si ripetono costantemente.

-Accoglienza in Sala d'attesa.

Giunto in sala d'attesa il paziente può mettersi comodo, in un locale accogliente e pulito, leggere le riviste messe a disposizione, navigare in rete usando lo wi-fi di studio offerto gratuitamente su richiesta, può prendere i campioni di dentifricio o collutorio che periodicamente offriamo, consultare i poster o gli opuscoli informativi , ascoltare la musica in diffusione o semplicemente rilassarsi in attesa del proprio turno. Non è raro poi che una assistente intrattenga conversazione con i pazienti in attesa, perchè è comunque piacevole raccontarsi anche le cose che accadono.

A tutti chiediamo una piccola ma importante accortezza: calzare i copriscarpe monouso ( che si trovano in apposito cestino) per non trasportare terra o polvere negli studi operativi e tenere alto il livello di Igiene . E per finire... Se potete, fate un uso discreto del telefono cellulare e ricordate che una volta che sarete a bocca aperta difficilmente potrete rispondere!

Qui sotto due immagini della nostra sala d'attesa, comoda ed informale.

-Registrazione del Paziente.

Il personale di studio provvede ad archiviare tutti i dati inerenti al paziente nel Programma Gestionale informatico : dati anagrafici, e-mail, numeri telefonici, prestazioni professionali, appuntamenti, diario e cartella clinica, le ricevute fiscali degli acconti, le prescrizioni per l'odontotecnico ed altro ancora.

Questi dati sono sottoposti al segreto professionale e tutelati per legge, accessibili solo al personale autorizzato ( titolare e assistenti ) e protetti dalle sicurezze interne al Gestionale ( password, firewall, antivirus, struttura multilevel interna del programma ) oltrechè dalla vigilanza degli addetti cosicchè i vostri dati sono inaccessibili a estranei o agli hacker in internet, cui normalmente i computer non sono connessi .

Da Gennaio 2016 il paziente che non vuole trasmettere il documento fiscale ed il suo codice fiscale al M.E.F può comunicarcelo, per esonerarci dall'obbligo vigente, che altrimenti abbiamo, di trasmettere i suoi dati ed i suoi documenti fiscali per ottemperare alle procedure inerenti al modello 730 precompilato.

Per ulteriori informazioni rivolgersi al personale.

-Prenotazione di un appuntamento

E' apparentemente l'operazione più semplice. In realtà non è così scontato trovare facilmente il giorno e l'ora più adatti. Oggi le esigenze quotidiane ci sottraggono sempre più tempo e ne rimane poco anche per curarci. E' compito nostro ascoltare le vostre esigenze e trovare insieme la soluzione migliore.

Normalmente le richieste vengono evase direttamente in vostra presenza, al termine di una seduta, oppure a distanza per via telefonica, durante le ore di apertura. In questi modi si possono anche spostare e cambiare le date o gli orari. Un'altra possibilità è fornita dalla segreteria telefonica, continuamente attiva in orario di chiusura, che permette di interagire con la reception per qualsiasi esigenza imprevista.

Il nostro studio è dotato di due linee telefoniche fisse ed una mobile, quest'ultima con i consueti servizi on-line di messaggistica istantanea o di mailing.

Capita infatti di frequente di contattare o essere contattati dal cliente tramite sms o per e-mail per confermare o spostare una prenotazione , o per invitarlo ad eventi o novità promossi dallo Studio e di possibile interesse generale.

La linea mobile è inoltre utilizzata come linea voce alternativa alle linee fisse, e ci permette di essere raggiungibili " dal vivo " anche nei giorni di chiusura o festivi, per quei casi in cui occorre dare non solo un nuovo appuntamento ma anche rassicurazioni, consigli o supplementi terapeutici post-intervento o, se necessario, eseguire l'urgenza.

E' ovvio che per gestire bene tutto il flusso di dati dell'agenda appuntamenti è fondamentale avere un data-base pazienti completo ed aggiornato e che sia il personale di studio che il paziente si attivino per poter disporre di tutte le informazioni necessarie in modo da essere reciprocamente raggiungibili in caso di bisogno.